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Qual é a melhor operadora de telefonia para sua empresa?

A melhor operadora de telefonia é... aquela que atende a maioria de suas necessidades. Para cada tipo de segmento, empresa, grupo ou pessoa há uma demanda específica de telefonia diferente do seu vizinho, concorrente ou até mesmo do seu segmento de negócio. Há quem foque na economia, outros que buscam pela qualidade dos serviços oferecidos, alguns precisam de capilaridade e abrangência e por fim aqueles que esperam por um pós-venda diferenciado.

Para o consumidor final muitas são as opções oferecidas no mercado, focadas cada uma nos mais diferentes aspectos para atender esse cliente. No caso da telefonia móvel, por exemplo, há atualmente aparelhos celulares que comportam dois, três e até quatro chips, o que permite que as pessoas utilizem mais de uma operadora ao mesmo tempo.

E na sua empresa, como escolher a melhor operadora de telefonia?

Empresas, geralmente, não tem a flexibilidade das pessoas físicas de ter mais de uma prestadora de telefonia móvel, todavia, essas não estão suscetíveis a aceitar um contrato padrão oferecido pela operadora, pois possuem a flexibilidade de negociar tarifas, prazos, equipamentos, disponibilidades e outras características importantes para cada negócio.

Segundo a metodologia T.E.M. (Telecom Expense Management) a maneira correta de se escolher uma operadora para sua companhia é realizando um processo chamado de RFP (Request for a Proposal) ou apenas solicitação de proposta. A RFP é uma solicitação feita, muitas vezes por meio de um processo de licitação, por órgão ou empresa interessada na aquisição de um produto, serviço ou bem valioso, para os potenciais fornecedores, que apresentarão as propostas de negócios.

Neste processo é possível a empresa apresentar a seu futuro parceiro de negócio as características de sua organização, como sua história e seus valores. Além disso, é criado um documento, cujo objetivo é estabelecer um processo de concorrência, a fim de identificar o melhor e mais capacitado fornecedor para prestação daquele serviço, bem como, fornecer as principais orientações para a elaboração das propostas técnicas e comerciais pelas proponentes.

Em uma RFP estão listadas todas as especificações técnicas, as questões de infraestrutura e as localidades, cidades e UFs que deverão ser atendidas. Uma das características mais importantes de uma solicitação de proposta é a oportunidade de se definir os níveis de serviços esperados pelo futuro contratado, como a qualidade, afim de que se evite incidência de queda de ligações, ruídos ou interferências e, disponibilidade mínima mensal para cada tipo de criticidade.

De acordo com o volume e tipo de solução contratada na RFP é possível definir o tempo mínimo de entrega do serviço ou desempenho, também chamado de SLA (Service-level agreement), que geralmente incluem acordos de disponibilidade. Ou seja, no caso de descumprimento dos níveis indicados podem ser aplicadas penalidades com o objetivo de ressarcir a contratante de eventuais prejuízos que possa ter sofrido.

Dentre os diversos tópicos de uma RFP está o faturamento. Esta questão é tão importante quanto os demais, porém merece uma atenção especial, pois uma má definição dessa questão pode gerar problemas de caixa para empresa no futuro.  Dentre os itens de faturamento é importante definir o prazo para recebimento e o local de entrega das faturas, bem como o detalhamento e formato de entrega da mesma.

O detalhamento de uma fatura é um documento diferente da fatura que permite o rateio por classes ou centros de custos de toda a empresa, bem como disponibilizar o consumo efetuado por cada ramal ou linha da empresa. A disponibilização desse documento deve ser feita antes ou em conjunto com a disponibilização das notas fiscais de pagamento, na grande maioria dos casos são entregues eletronicamente em formato TXT, FEBRABAN, XLS ou similar, de forma que permitam o tratamento e o manuseio dos dados. Com um detalhamento é possível realizar a apropriação dos custos correta de cada ligação ou serviço utilizado.

Além disso, a operadora vencedora deverá fornecer, de forma clara e objetiva, os métodos de cálculo e descontos à serem aplicados no detalhamento da fatura à fim de se chegar ao valor final de tarifa contratada (nos casos onde as tarifas necessitem da aplicação de descontos para chegar no valor acordado). Informando a contratante de todos os detalhes necessários para que ela possa auditar as tarifas e identificar possíveis cobranças indevidas.

RFPs eficazes normalmente refletem a estratégia e os objetivos de negócios de curto e longo prazo, fornecendo uma visão detalhada sobre as quais fornecedores serão capazes de oferecer a melhor solução. Além de trazer uma estrutura para a decisão de aquisição, reduzir os riscos e identificar claramente benefícios ofertados pelas prestadoras de telefonia.

TWM - Telecom Web Manager

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