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As 18 boas práticas em gestão de telecom

Um bom programa de gestão de telecom sintetiza: mapeamento dos recursos, organização dos processos e controle dos custos. Este tipo de solução proporciona melhor visibilidade do inventário, dos serviços contratados, do perfil de utilização e das áreas envolvidas no processo, resultando em ações que controlam o ciclo de vida da gestão de telecom, a fim de reduzir custos e maximizar a eficiência de uso dos recursos.

Geralmente os programas de gestão de custos de telefonia se iniciam com o objetivo de identificar erros nas cobranças e evitar pagamentos indevidos, porém é importante ressaltar que os benefícios vão muito além das economias geradas pela auditoria das faturas.

Para que você alcance os melhores resultados na gestão de gastos com telecom a Guiando Telecom preparou uma checklist das principais práticas de Telecom Expense Management. Analise a sua gestão:           

1 - Tem o inventário mapeado de maneira centralizada, com informações sobre o estado do dispositivo, o usuário responsável pelo equipamento, centro de custo alocado e em qual localidade ele reside. Incluindo modens, chips, celulares, ramais, circuitos, 0800, interfaces…

2 - Tem um processo que garanta o inventário sempre atualizado.

3 - Tem controle sobre quais aparelhos possuem algum plano de fidelização, por quanto tempo e qual o valor da multa.

4 - Tem controle sobre todos fornecedores e serviços contratados.

5 - Tem conhecimento e o contato direto com os gerentes de contas das operadoras.

6 - Tem definida uma política para aquisição de novos dispositivos, um processo de compras e controle dos termos de responsabilidade do usuários com os dispositivos

7 - Tem um software de gestão de telecom para fazer o processamento das faturas e padronizar as informações de maneira automatizada

8 - Tem um processo de auditoria que engloba:

Auditoria de tarifas
Auditoria de planos e pacotes
Auditoria de serviços cancelados
Auditoria de recursos cancelados e recursos que não pertencem a minha empresa

9 - Tem controle das contestações em aberto, os créditos recebidos e estornos realizados.

10 - Tem relatórios periódicos para análise e otimização dos custos.

11 - Tem minhas faturas agrupadas de modo a ter a menor quantidade possível de arquivos para processar.

12 - Realizo o rateio dos custos pelas áreas.

13 - Tem controle do fluxo das faturas. Ex: recebida, processada, auditada, enviada para pagamento, paga.

14 - Tem processo para evitar multas por pagamentos atrasados.

15 - Tem políticas de conscientização de uso de telecom para os colaboradores.

16 - Tem um processo para evitar altos gastos com roaming (nacional e internacional).

17 - Tem especialistas para realizar RFPs (Request For Proposal) para novas contratações.

18 - Conto com especialistas dedicados a analisar e buscar oportunidades de redução de custos constantemente.

TWM - Telecom Web Manager

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