Dentro da metodologia TEM (Telecom Expense Management), diversos pilares sustentam uma gestão eficiente, contratos, faturas, sistemas, políticas e muito mais. Mas existe um elemento que, apesar de crítico, costuma ser negligenciado por muitas empresas: o inventário de telecom.

Atualizações atrasadas, cadastros incompletos ou simples falta de manutenção podem parecer detalhes de baixo impacto. Na prática, porém, esses “pequenos descuidos” quase sempre se transformam em custos altos, desperdícios e perda de controle operacional.

Antes de avançarmos, vale lembrar que existem dois tipos de inventário:

• Inventário físico: celulares, modems, chips e demais equipamentos.
• Inventário lógico: linhas telefônicas, números, serviços contratados, links, outros serviços contratados e afins.

Ambos precisam estar mapeados e integrados, permitindo análises por usuário, área, setor, filial e até por empresa. E é aí que começam os problemas quando o inventário não vai bem.

A seguir, os 6 principais motivos para manter o inventário sempre atualizado, e como isso impacta diretamente sua operação e seu bolso.

1. Evitar extravio de equipamentos

Manter a identificação correta de usuários, localidades e filiais é essencial. Funcionários desligados que não devolvem aparelhos geram prejuízo duplo: perda do equipamento e compra de outro para substituição.

O mesmo acontece com filiais que encerram operações sem seguir um fluxo padrão de transferência, gerando extravios e até multas por falta de retirada de ativos pelas operadoras ou continuidade do faturamento de serviços que já não são utilizados.

Case real

Em um projeto para o Cliente Y, durante o inventário de telefonia fixa para padronização das assinaturas na implementação da metodologia TEM, foi encontrada uma linha NRES (Não Residencial) que, após uma reforma, havia sido ligada por engano a uma empresa vizinha, um banco, que utilizou a linha por anos sem que ninguém percebesse.

2. Reduzir ou evitar multas de cancelamento

Oscilações no inventário fazem parte da rotina: entrada e saída de colaboradores, mudanças nos volumes de acesso, reestruturações internas.
Manter o inventário atualizado em tempo real permite prever multas, planejar reduções e evitar cancelamentos precipitados que podem gerar custos altos.

Resultado: economia direta e controle financeiro mais preciso.

3. Reaproveitar linhas ociosas ou em estoque

Linhas paradas são dinheiro parado.
Ao manter um inventário vivo, é possível realocar acessos que estavam sem uso para novos colaboradores, equipes ou projetos, evitando novas contratações e reduzindo o custo total de telecom.

4. Ter a planta de serviços atualizada por localidade

Uma planta desenhada e atualizada evita contratações duplicadas ou desnecessárias. Exemplos comuns:

• Localidades com 3 ou 4 links de dados onde deveriam ter apenas 2 (principal + backup).
• Filiais com múltiplos links sem real necessidade de redundância.
• Linhas NRES ativas que não são utilizadas, mas seguem sendo faturadas.

Com um mapeamento claro, a empresa elimina excessos e otimiza sua infraestrutura.

5. Alocar custos corretamente

Um inventário bem estruturado garante que cada recurso esteja associado ao usuário, centro de custo, filial, código de material e conta contábil corretos.

Isso evita:

• retrabalhos;
• reprocessamentos;
• rateios incorretos;
• divergências entre TI, Financeiro e Contabilidade.

É uma camada essencial para a governança financeira do ambiente de telecom.

6. Controlar notas fiscais e garantir cobertura de garantia

Registrar marca, modelo, número de série, data da NF e tempo de uso permite acionar a garantia do fabricante quando necessário, enviando o equipamento para assistência dentro do prazo.

Manter esse controle evita:

• perda de garantia;
• compras desnecessárias;
• falta de equipamentos de backup no estoque.

É economia pura, e prevenção.

Conclusão

O inventário é mais do que uma lista: é a base operacional e financeira da gestão de Telecom. Sem ele, todo o ecossistema de TEM fica comprometido.

Empresas que mantêm o inventário atualizado reduzem custos, evitam multas, ganham previsibilidade e fortalecem o controle sobre seus ativos e serviços.

Se a sua operação não está olhando para isso com a devida atenção, talvez seja hora de rever prioridades.